Acum câteva luni, anul 2022 însemna pentru fiecare dintre noi întoarcerea la normalitate. Cu toate astea, evenimentele din Ucraina din ultima perioadă ne-au șocat pe mulți dintre noi, sunt îngrijorătoare și ne pun la încercare valorile personale și modul în care privim viitorul. Pe de altă parte, ridicarea majorității restricțiilor ne dă însă o gură de aer proaspăt și ne face să ne gândim la evenimente în persoană și poate la revederea cu colegii. O situație din nou atipică la care trebuie să ne găsim energia să ne adaptăm.
În ultimii 2 ani am făcut 90% dintre evenimente în virtual, pe platforma noastră WEVE. În 2022 credem că virtualul va rămâne, însă vor reîncepe evenimentele fizice. Din mixarea celor două apar și cele hibride – în care o parte din echipă reușește să se întâlnească, dar alți colegi vor putea să participe doar virtual.
Cum alegem? E momentul oportun să vorbim despre evenimente? În funcție de ce factori alegi un eveniment virtual, unul hibrid sau unul în persoană?
Toate acestea le-am explorat cu Victor, un prieten vechi, colaborator apropiat și zicem noi – un facilitator foarte fain!
Salut, ești un prieten vechi și unul dintre primii colaboratori Starfish. Am făcut multe evenimente împreună, dar totuși, spune-ne, cine este Victor Georgescu?
Salut!
Sunt un om al oamenilor („people person”), organizator de evenimente corporate prin agenția LifeHax, gazdă energică de evenimente (moderator, facilitator, MC), un mare pasionat de life hacking și dezvoltare personală.
Sunt un om al proceselor, cu un talent uneori supărător de a provoca status-quo-ul și o pasiune nebună pentru emoji-uri ???? În afară de asta, iubesc evenimentele – îmi place să particip, să găzduiesc și să organizez evenimente cu orice ocazie apuc! Cred că nu întâmplător, chiar și activitatea mea de voluntariat se învârte tot în jurul organizării evenimentelor.
Pot să spun acum că am trecut deja peste două momente de mare cumpănă a pieței de evenimente corporate din România în cei 15 ani petrecuți până acum în branșă, lucru care mă surprinde, dar mă face și mai îndârjit pentru viitor. Dacă ne uităm la evenimente ca la contextul în care toți avem majoritatea celor mai frumoase amintiri ale vieților noastre, atunci pot spune că am o pasiune pentru a crea cadrul care să fie la înălțimea amintirilor!
Toată lumea așteptă cumva revenirea la normal, la acel normal pre-pandemic din 2019. Cu toate astea, ultimele evenimente din zona noastră geo politică ne-au dat aceste așteptări peste cap. Iată-ne forțați să ne adaptăm la un nou set de incertitudini în 2022. Pandemia de Covid-19 nu a dispărut în totalitate, reticența de a ne întâlni cu alți oameni este normală și exista și, în plus, avem și un război în derulare la granițele țării.
În contextul actual, cum vezi tu industria organizării de evenimente în următoarele 12 luni?
Industria organizării evenimentelor este una dintre cele mai dinamice, inclusiv prin natura serviciilor prestate și, pe cât de brusc s-a oprit în martie 2020, pe atât de rapid prinde viteză acum (precum celebra pasăre care renaște din propria-i cenușă). Toată lumea vrea să facă evenimente acum, pentru că toată lumea a petrecut mult timp în ultimii doi ani visând la următorul eveniment – și e normal să fie așa!
Totuși, pe termen mediu, sunt sigur că vom îmbina evenimentele față în față, cu cele online și hibrid.
Cu toate acestea, dorința oamenilor de a se revedea există și sunt sigur că sunt echipe care vor să se întâlnească ‘face to face’. Cum ar trebui să își pregătească oamenii primul eveniment ‘în persoană’ după aproape 2 ani? Cum crezi că ar trebui să fie comunicat intern și, evident, cum îl implementez respectând toate normele de siguranță și gestionând eficient grupul de participanți?
Nu văd nimic greșit în a pregăti primul eveniment în persoană cu mai mult fast decât de obicei. Dacă așteptările oamenilor sunt oricum mari, independent de tine, atunci recunoaște asta public și comunică mai fastuos, mai spectaculos și mai variat acest eveniment decât poate ai face în mod normal. Existența unui concept inspirat ajută mult în orice „activare” pe care o faci în comunicarea evenimentului. De asemenea, apelează la canalele folosite în ultimii doi ani pentru a comunica. De exemplu, pune vizualul evenimentului în persoană ca background virtual pe Zoom/Teams pentru call-urile cu viitori participanți ????.
În aceeași direcție văd și sfaturile pentru implementare: conștientizează perioada prin care am trecut cu toții. Înțelege că o parte din participanți pot fi mai anxioși în legătură cu prezența la un eveniment în persoană (mai ales la cele mari) și organizează spațiul, accesul și alte elemente din eveniment în așa fel încât să liniștești anxietatea, în loc de a o accelera.
Dacă ne luăm puțin mai mult timp pentru a rula filmul evenimentului înainte de a se întâmpla, cu empatie și responsabilitate, sunt sigur că putem găsi multe îmbunătățiri!
Tehnologia este un aspect esențial al tuturor evenimentelor pe care echipa Starfish le gândește și le implementează. Avem acum posibilitatea de a oferi clienților evenimente în format virtual prin platforma proprie WEVE, ‘în persoană’, dar și evenimente hibrid – care îmbină cele două variante de mai sus. Ce parere ai despre aceste inovații în industria noastră?
Evenimentele hibrid au evoluat foarte mult într-o perioadă foarte scurtă. Am avut oportunitatea recent să organizez un astfel de eveniment cu interacțiune în timp real între speakeri și participanții de acasă. Toți cei 100+ participanți erau la casele lor, cu camerele pornite, aflându-se în interacțiune directă cu studioul, unde erau toți speakerii, fără nicio întârziere de timp (niciun lag).
După ce ai avut o astfel de experiență, trebuie să te gândești și în viitor la opțiunea unui eveniment hibrid. Nu este doar diferența de buget importantă (deși, poate că asta e cea mai evidentă), dar mai ales investiția de timp a tuturor. Este la fel ca la munca remote: brusc, ai salvat una-două ore din ziua ta. Timp pe care decizi tu cum ți-l petreci: oriunde, în loc de a sta în trafic (sau în metrou ????).
Eu cred că evenimentele online și evenimentele hibrid ne dau oportunitatea de a ne îmbogăți calendarul anual de evenimente. Astfel, unul – două evenimente pe an în persoană, a căror scop poate fi mai degrabă de distracție decât de lucru, cred că sunt suficiente, dacă ducem conferințele strategice în format hibrid și organizăm evenimente de echipă (chiar în fiecare lună) în format virtual.
Când și în ce context ar fi indicat să aleg un eveniment virtual? Dar unul hibrid sau ‘în persoană’?
Dacă acceptăm existența în paralel a celor trei tipuri de evenimente, atunci singura problemă rămâne ce tip de eveniment să alegem, în funcție de obiectivele pe care vrem să le obținem.
Conferințele de tip „state of the union” în care echipa de management arată care sunt obiectivele, strategiile și principalii indicatori de performanță pentru perioada următoare, merg extrem de bine într-un format hibrid. Echipa de management este împreună, în același loc și pe ecranele participanților, ceea ce indică unitatea acestora în deciziile care sunt prezentate.
Team building-urile, mai ales team building-urile echipelor mai mici, ale departamentelor, sau chiar cele cu întreaga organizație, dacă dimensiunile organizației sunt mai reduse, pot fi organizate cu efecte excelente direct în online. Mai ales că luând în considerare costurile mai mici și efortul mai mic de organizare a acestor evenimente în format online, rezultă că putem face mai multe într-un an.
În final, pentru evenimentele în persoană rămân celelalte obiective, precum: team building-ul anual – acela în care ne cunoaștem mai bine și petrecem mai multe zile împreună – și petrecerile aniversare, de Crăciun sau cu alte ocazii importante pentru companie și oamenii săi. Nu în ultimul rând, evenimentele în persoană sunt în continuare cea mai bună soluție pentru planificare strategică, brainstorming sau discuții strategice (genul de discuții fără concluzii cunoscute, în care toți participanții trebuie să contribuie).
Parteneriat Starfish – LifeHax
Din alinierea valorilor și a principiilor de lucru, a ieșit un parteneriat extrem de fructuos între agenția LifeHax și Starfish Events și mă bucur mult să ieșim cu oferte comune în piață, mai ales că oferim clienților corporate experiențe remarcabile, în orice format.
Parteneriatul nostru ne-a permis îmbogățirea paletei de servicii oferite pentru fiecare dintre noi, iar rezultatele colaborărilor de până acum au fost întâmpinate de feedback excelent, în fiecare caz. Așa că vă așteptăm cu drag să ne implicați în design-ul și implementarea evenimentelor voastre viitoare!
Dacă ți-a placut articolul și vrei să îl cunoști mai bine pe Victor, îl poți contacta pe profilul lui de LinkedIn.
Ca un gând de final, dacă vrei să faci parte din comunitatea Starfish, unde trimit lună de lună un newsletter cu resurse faine pentru oameni ocupați, dar deschiși la minte, dă un join aici.